Beleuchtung ist ein zentraler Bestandteil der Arbeitsumgebung und beeinflusst Sicherheit, Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Eine gut funktionierende Beleuchtung sorgt für optimale Sichtverhältnisse in Büros, Produktionsstätten, Lagerhallen und Außenbereichen und trägt zur Energieeffizienz des Unternehmens bei.
Der Service Desk im Facility Management übernimmt ausschließlich First Line Services und ist damit für die Erfassung, Dokumentation und Erstbewertung von Beleuchtungsproblemen zuständig. Er führt keine Reparaturen oder tiefgreifenden technischen Eingriffe durch, sondern leitet Störungen und Anfragen an die zuständigen Fachabteilungen oder externe Dienstleister weiter. Mit dieser klaren Abgrenzung bleibt der Service Desk effizient, während er eine strukturierte und schnelle Bearbeitung aller Beleuchtungsanfragen gewährleistet.
Entgegennahme und Kategorisierung von Beleuchtungsstörungen
Der Service Desk ist die erste Anlaufstelle für Störungen, Ausfälle und Nutzeranfragen zur Beleuchtung.
Typische Störungsmeldungen bei Beleuchtung:
Beleuchtung in Büros, Fluren oder Produktionsbereichen ausgefallen
Flackernde oder unzureichende Beleuchtung in Arbeitsbereichen
Defekte Notbeleuchtung oder Sicherheitsleuchten
Fehlfunktionen bei Bewegungsmeldern oder automatischer Lichtsteuerung
Unzureichende Helligkeit oder Blendungen durch falsche Lichteinstellungen
Aufgaben des Service Desks:
Erfassung und Dokumentation von Beleuchtungsstörungen mit Standortangaben
Kategorisierung nach Dringlichkeit (z. B. sicherheitskritische Ausfälle vs. Komfortprobleme)
Erste Fehleranalyse anhand von Checklisten (z. B. Leuchtmittel oder Steuerungssystem prüfen)
Weiterleitung an Haustechnik, Wartungsteams oder externe Dienstleister
Rückmeldung über den Bearbeitungsstatus an betroffene Mitarbeitende
Beispiel:
Ein Mitarbeitender meldet, dass die Beleuchtung in einem Konferenzraum nicht mehr funktioniert. Der Service Desk überprüft, ob es sich um eine geplante Wartung oder einen allgemeinen Stromausfall handelt und leitet den Vorfall an die Haustechnik weiter.
Schnelle Erfassung und Weiterleitung kritischer Beleuchtungsprobleme
Reduzierung von Stillstandszeiten durch gezielte Eskalation
Verbesserte Dokumentation für zukünftige Optimierungen
Unterstützung bei der Nutzung und Steuerung von Beleuchtungssystemen
Moderne Beleuchtungssysteme sind häufig mit intelligenter Steuerung ausgestattet (z. B. Bewegungsmelder, Tageslichtsensoren oder dimmbare Leuchten). Der Service Desk unterstützt Mitarbeitende bei der richtigen Nutzung dieser Systeme.
Typische Nutzerfragen zur Beleuchtung:
"Wie kann ich das Licht in meinem Büro heller oder dunkler einstellen?"
"Warum geht die Beleuchtung in der Teeküche ständig an und aus?"
"Wie lange dauert es, bis das Licht nach Verlassen des Raumes ausgeht?"
"Gibt es eine Möglichkeit, Lichtsteuerungen individuell anzupassen?"
Aufgaben des Service Desks:
Bereitstellung von Informationen zur Steuerung von Lichtsystemen (z. B. Bedienungsanleitungen, FAQ-Dokumente)
Erklärung der Funktionsweise von automatischer Beleuchtung und Sensorsteuerungen
Weiterleitung von individuellen Anpassungswünschen an die Gebäudetechnik
Unterstützung bei kurzfristigen Änderungen (z. B. Lichtanpassungen für Veranstaltungen)
Beispiel:
Ein Mitarbeitender fragt, wie er die Helligkeit der Schreibtischbeleuchtung anpassen kann. Der Service Desk verweist auf das digitale Handbuch zur Beleuchtungssteuerung und bietet eine Kurzanleitung für die Anpassung über das Raumsteuerungssystem.
Vermeidung von Fehlbedienungen durch gezielte Nutzerunterstützung
Effiziente Nutzung von Lichtsteuerungssystemen zur Energieeinsparung
Schnelle Lösung von Bedienproblemen ohne Techniker-Einsatz
Unterstützung bei Wartungsplanung und gesetzlich vorgeschriebenen Beleuchtungsprüfungen
Bestimmte Beleuchtungssysteme unterliegen regelmäßigen Wartungen und gesetzlichen Prüfungen (z. B. Notbeleuchtung gemäß DIN VDE 0108, ASR A3.4 oder DGUV Vorschriften). Der Service Desk unterstützt bei der Planung und Koordination dieser Prüfungen.
Bestimmte Beleuchtungssysteme unterliegen regelmäßigen Wartungen und gesetzlichen Prüfungen (z. B. Notbeleuchtung gemäß DIN VDE 0108, ASR A3.4 oder DGUV Vorschriften). Der Service Desk unterstützt bei der Planung und Koordination dieser Prüfungen.
Erinnerung an Wartungs- und Prüftermine für sicherheitskritische Beleuchtung
Koordination von Wartungseinsätzen mit internen Technikern oder externen Dienstleistern
Dokumentation abgeschlossener Wartungen und Prüfungen
Dokumentation abgeschlossener Wartungen und Prüfungen
Beispiel:
Der Service Desk erkennt, dass eine jährliche Prüfung der Notbeleuchtung ansteht. Er informiert die verantwortliche Wartungsfirma und stellt sicher, dass alle notwendigen Prüfprotokolle vorliegen.
Sicherstellung der Betriebssicherheit durch strukturierte Wartungsplanung
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben durch fristgerechte Prüfungen
Vermeidung von Sicherheitsrisiken durch präventive Instandhaltung
Unterstützung bei der Nutzung energieeffizienter Beleuchtungssysteme
Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf LED-Technologie, smarte Lichtsteuerungen und energieeffiziente Beleuchtungskonzepte, um Betriebskosten zu senken. Der Service Desk unterstützt Mitarbeitende bei der Nutzung dieser Systeme.
Aufgaben des Service Desks:
Bereitstellung von Informationen zu energiesparenden Beleuchtungslösungen
Erklärung der Funktionsweise von Tageslichtsensoren und Bewegungsmeldern
Annahme von Vorschlägen zur Optimierung der Beleuchtung für Arbeitsplätze
Weiterleitung von Verbesserungsvorschlägen an das Facility Management
Beispiel:
Ein Team bemerkt, dass ein Flur nachts durchgehend beleuchtet ist, obwohl dort kaum Bewegung stattfindet. Der Service Desk dokumentiert das Anliegen und informiert die Gebäudetechnik über eine mögliche Anpassung der Beleuchtungseinstellungen.
Senkung der Energiekosten durch optimierte Lichtsteuerung
Förderung nachhaltiger und umweltfreundlicher Beleuchtungslösungen
Erhöhung der Mitarbeitendenzufriedenheit durch bedarfsgerechte Lichtanpassungen
Kommunikation zwischen Facility Management, Technik und externen Dienstleistern
Da der Service Desk keine technischen Eingriffe durchführt, agiert er als zentrale Schnittstelle zwischen Nutzenden, Facility Management und Wartungsdienstleistern.
Aufgaben des Service Desks:
Erfassung und Nachverfolgung von Serviceeinsätzen
Koordination externer Techniker oder Wartungsfirmen
Kommunikation von Störungsmeldungen an relevante Abteilungen
Bereitstellung von Berichten zur langfristigen Optimierung der Beleuchtung
Beispiel:
Nach einer größeren Umrüstung auf LED-Technologie stellt der Service Desk sicher, dass alle relevanten Dokumentationen in das zentrale Wartungssystem eingepflegt werden.
Effiziente Koordination von Wartung und Optimierungen
Schnelle Eskalation von Beleuchtungsproblemen an die richtigen Stellen
Bessere Planung von Beleuchtungssystemen durch systematische Analyse
